Wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowych – jak wypełnić wniosek rejestracyjny?

Kto może ubiegać się o wpis do RIS?

O wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowych (RIS) mogą ubiegać się tzw. instytucje szkoleniowe, o których szerzej była mowa w naszym wpisie blogowym pt. “Rejestr Instytucji Szkoleniowych (RIS) – czym jest i jak działa wyszukiwarka?“. Oprócz złożenia wniosku niezbędne jest złożenie przez taką instytucję informacji o:

• tematyce prowadzonych szkoleń i przygotowania zawodowego dla dorosłych;
• posiadanej kadrze dydaktycznej;
• posiadanej bazie lokalowej, jej wyposażeniu i środkach dydaktycznych;
• wypracowanych i stosowanych metodach oceny jakości szkoleń;
• liczbie bezrobotnych i poszukujących pracy objętych szkoleniami i przygotowaniem zawodowym dorosłych w okresie ostatniego roku;
• pomocy udzielonej nieodpłatnie uczestnikom i absolwentom szkolenia lub przygotowania zawodowego dorosłych, polegającej na informowaniu o sytuacji na rynku pracy i zapotrzebowaniu na kwalifikacje.

Wniosek o wpis do rejestru instytucji szkoleniowych

Wniosek o wpis do RIS można złożyć na dwa sposoby: elektronicznie lub tradycyjnie – papierowo. Wzór formularza znajduje się na stronie: https://stor.praca.gov.pl/portal/#/ris. W przypadku wyboru formy tradycyjnej należy pobrać wniosek ze strony, wypełnić, podpisać i odesłać do właściwego wojewódzkiego urzędu pracy. Druga możliwość obejmuje podpisanie wniosku kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym elektronicznej platformy usług administracji publicznej.

Należy pamiętać, że po wprowadzeniu danych do wniosku o wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowych, instytucja szkoleniowa jest zobowiązana do jego podpisania. Wojewódzkie urzędy pracy nie rozpatrują wniosków bez podpisu.

Do wniosku o wpis do rejestru należy dołączyć skany lub kserokopie aktualnych dokumentów dotyczących formy organizacyjno-prawnej i podstaw działalności instytucji szkoleniowej, której dotyczy wniosek. Przykładowo mogą to być:

• kopia aktu założycielskiego publicznej szkoły (zgodnie z przepisami ustawy Prawo oświatowe);
• kopia aktu założycielskiego publicznej placówki (zgodnie z przepisami ustawy Prawo oświatowe);
• kopia aktu założycielskiego publicznego centrum (zgodnie z przepisami ustawy Prawo oświatowe);
• kopia wpisu do ewidencji niepublicznych szkół, prowadzonej przez jednostkę samorządu terytorialnego (zgodnie z przepisami ustawy Prawo oświatowe);
• kopia wpisu do ewidencji niepublicznych placówek, prowadzonej przez jednostkę samorządu terytorialnego (zgodnie z przepisami ustawy Prawo oświatowe);
• kopia decyzji ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego o uprawnieniu do prowadzenia studiów wyższych na określonym kierunku lub poziomie kształcenia;
• kopia innego właściwego dokumentu określającego rodzaj, zakres działalności i organy lub osoby upoważnione do występowania w imieniu wnioskodawcy, zawierającego wpis o prowadzeniu edukacji pozaszkolnej;
• kopia umowy spółki cywilnej;
• inny właściwy dokument określający rodzaj, zakres działalności i organy lub osoby upoważnione do wystąpienia w imieniu wnioskodawcy (zawierające wpis o prowadzeniu edukacji pozaszkolnej).

W przypadku, gdy dana instytucja posiada certyfikaty jakości lub akredytację w zakresie świadczenia usług szkoleniowych na przykład: ISO, PASE, akredytacja kuratora oświaty, kopie dokumentów poświadczających powyższe dołącza się do wniosku (nie jest to wymagane).

Dokumenty dołączane do wniosku o wpis powinny być sporządzone w języku polskim lub przetłumaczone na język polski i poświadczone przez tłumacza przysięgłego.

Samo złożenie wniosku jest usługą całkowicie bezpłatną.

Na jednym formularzu jest możliwe wypełnienie wniosku o:

• wpis,
• korektę danych,
• aktualizację danych,
• kontynuację działalności.

Co dzieje się po złożeniu wniosku?

Po złożeniu wniosku urząd przystępuje do jego sprawdzenia. W przypadku stwierdzenia któregokolwiek z poniższych braków, urząd wzywa do uzupełnienia wniosku:

• niekompletne lub nieprawidłowe wypełnienie wniosku o wpis do RIS;
• brak informacji w publicznie dostępnym rejestrze elektronicznym o prowadzeniu edukacji pozaszkolnej i brak kopii aktualnego dokumentu, na którego podstawie instytucja szkoleniowa prowadzi edukację pozaszkolną;
• niepodpisanie wniosku w postaci papierowej czytelnym podpisem przez osobę uprawnioną do reprezentowania instytucji szkoleniowej;
• nieopatrzenie wniosku w postaci elektronicznej podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym.

Zgodnie z §2 ust. 5 Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 października 2004 r. w sprawie rejestru instytucji szkoleniowych, na uzupełnienie braków jest miesiąc od otrzymania wezwania z urzędu. W przypadku ich nieuzupełnienia w terminie wniosek pozostawia się bez rozpoznania.

Jeżeli wniosek spełnia wszystkie wymagania i zawiera niezbędne dokumenty, wojewódzki urząd pracy dokonuje wpisu do Rejestru Instytucji Szkoleniowych i nadaje placówce numer ewidencyjny.

Zgodnie z §3 ust. 2 ww. rozporządzenia: “Numer nadany instytucji szkoleniowej w rejestrze składa się z trzycyfrowego kodu województwa określonego w przepisach o nomenklaturze jednostek terytorialnych dla celów statystycznych oraz kolejnego numeru porządkowego w rejestrze”.

Następnie instytucja szkoleniowa otrzymuje zawiadomienie o wpisie do rejestru, które zawiera:

• nazwę instytucji;
• adres instytucji;
• datę wpisu do rejestru;
• numer ewidencyjny nadany instytucji w rejestrze RIS.

Zawiadomienie następuje w formie papierowej lub elektronicznej, w zależności od tego, czy została zaznaczona zgoda na kontakt elektroniczny we wniosku o wpis.

Cała procedura powinna trwać nie dłużej niż miesiąc. Termin może się wydłużyć do 2 miesięcy, o czym informuje się osobę zainteresowaną.

Kompleksowa pomoc przy wpisie do Rejestru Instytucji Szkoleniowych

Nasza kancelaria prawna – Kancelaria Prawa Gospodarczego i Oświatowego, specjalizuje się w szeroko pojętym prawie oświatowym, w tym także w sprawach z zakresu uzyskania wpisu do Rejestru Instytucji Szkoleniowych. Jesteśmy do Państwa dyspozycji:

• pod numerem telefonu: +48 533 940 018
• pod adresem e-mail: kancelaria@kpgio.pl
• w siedzibie kancelarii: ul. Szlak 20/7, 31-153 Kraków (po wcześniejszym umówieniu terminu spotkania)

Opracowano na podstawie

• Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 października 2004 r. w sprawie rejestru instytucji szkoleniowych;
• Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy;
• stor.praca.gov.pl, Rejestr Instytucji Szkoleniowych (RIS), https://stor.praca.gov.pl/portal/#/ris, Data odczytu: 2024.04.19;
• biznes.gov.pl, Uzyskaj wpis do rejestru instytucji szkoleniowych, https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/123, Data odczytu: 2024.04.19;
• E. Bielak-Jomaa [w:] Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Komentarz, wyd. II, red. Z. Góral, Warszawa 2016, art. 20.