Forma prowadzenia działalności gospodarczej – jaką wybrać?

W niniejszym artykule skupimy się na dogłębnym zrozumieniu różnic pomiędzy formami prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, a także przybliżymy w jakich sytuacjach najlepiej wybrać poszczególne z nich. Omówimy zarówno jednoosobowe przedsiębiorstwa, jak i bardziej złożone struktury, takie jak spółki osobowe i kapitałowe. Będziemy analizować wady i zalety każdej z tych form oraz zwrócimy uwagę na istotne kwestie związane z rejestracją i prowadzeniem własnego biznesu w Polsce.

Dostępne formy wykonywania działalności w Polsce to:

• jednoosobowa działalność gospodarcza;
• spółka cywilna;
• spółki osobowe, czyli spółka: jawna, partnerska, komandytowa oraz komandytowo-akcyjna;
• spółki kapitałowe: spółka z o.o., akcyjna oraz prosta spółka akcyjna.

Pojęcie działalności gospodarczej

Według art. 3 ustawy Prawo przedsiębiorców, “działalnością gospodarczą jest zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły”. Analizując powyższą definicję możemy zauważyć, że na działalność gospodarczą składają się cztery komponenty:

• zorganizowanie,
• zarobkowość,
• wykonywanie działalności we własnym imieniu oraz
• ciągłość.

Pierwszą cechę – zorganizowanie, według A. Pietrzak należy rozumieć jako “wykorzystanie konkretnych składników materialnych (np. nieruchomości lub ruchomości) lub składników niematerialnych (np. know-how, dobre imię, prawa na dobrach niematerialnych), które są przez daną osobę łączone w sensie funkcjonalno-gospodarczym w jeden uporządkowany kompleks, zdatny do tego, aby przy jego wykorzystaniu można było uczestniczyć w obrocie gospodarczym. Zewnętrznym przejawem zorganizowania mogą być także działania formalizujące daną działalność, czyniące ją widoczną i rozpoznawalną dla otoczenia (np. otwarcie lokalu usługowego lub zamieszczenie logo)”.

Kolejna cecha to zarobkowość, co oznacza nastawienie na osiąganie zysku, który stanowi nadwyżkę przychodów nad kosztami. Zamiar osiągnięcia zysków, jako cel podmiotu, który prowadzi działalność gospodarczą to aspekt subiektywny zarobkowości. Literatura wyróżnia także jej aspekt obiektywny, który sprowadza się do twierdzenia, że działalność gospodarcza zarobkowa występuje wtedy, gdy sposób jej prowadzenia jest na tyle gospodarny i racjonalny, że istnieje możliwość osiągania zysków.

Przedsiębiorca powinien wykonywać działalność gospodarczą we własnym imieniu, co oznacza działalność “na własny rachunek” oraz ponoszenie odpowiedzialności za zaciągnięte, w związku z jej prowadzeniem, zobowiązania.

Ostatnia przesłanka przesądzająca, czy dana działalność jest działalnością gospodarczą jest ciągłość. Oznacza ona wykonywanie czynności w sposób ukierunkowany w dłuższej perspektywie na osiąganie wyznaczonych celów gospodarczych. Należy pamiętać, że ciągłość nie stoi w sprzeczności z sezonowością ani z przerwami w wykonywaniu działalności.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Przedsiębiorca jednoosobowy, czy też działający w samozatrudnieniu, jest to osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Jednym z wymogów jest obywatelstwo polskie lub w przypadku jego braku, aby dana osoba spełniała przesłanki określone w stosunku do osób zagranicznych i przedsiębiorców zagranicznych.

Można śmiało powiedzieć, że jest to najprostszy i najszybszy sposób prowadzenia działalności gospodarczej. Wymagania formalne są tutaj ograniczone do minimum. Jeżeli nie chcemy prowadzić tzw. działalności regulowanej, to sprowadzają się do zgłoszenia działalności do ewidencji, czyli obecnie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Zgodnie z art. 6 ustawy o CEIDG wpis polega na wprowadzeniu danych do systemu teleinformatycznego. Jest on dokonywany z chwilą zamieszczenia danych w rejestrze, nie później niż w dniu roboczym następującym po dniu wpływu wniosku do wpis (z pewnymi wyjątkami). Integralną częścią ww. wniosku jest żądanie wpisu (lub jego zmiany) do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON), zgłoszenia identyfikującego albo aktualizacyjnego, o którym mowa w przepisach dot. zasad ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz zgłoszenia płatnika składek (albo jego zmiany) w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych albo zgłoszenia oświadczenia o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników.

Nie ma potrzeby wnoszenia żadnego kapitału początkowego, a jeżeli przychód przedsiębiorcy nie przekracza równowartości 2 milionów euro to może on prowadzić księgowość w sposób uproszczony, czyli przy pomocy księgi przychodów i rozchodów, karty podatkowej lub ryczałtu ewidencjonowanego.
Można więc powiedzieć, że prowadzenie działalności w tej formie wiąże się z niewielką liczbą formalności. Jest to naprawdę popularna forma wykonywania działalności, którą często wybierają osoby, które wcześniej były zatrudnione np. na umowie o pracę. Samozatrudnienie pozwala bowiem na zmniejszenie kosztów, które ponosił pracodawca, a co za tym idzie można przedsiębiorcy jednoosobowemu zaproponować wyższe wynagrodzenie. Samozatrudniony ma także zdecydowanie większą swobodę w działaniu niż pracownik. Ta forma ma jednak jedną zasadniczą wadę, a mianowicie odpowiedzialność całym majątkiem za zobowiązania prowadzonego przedsiębiorstwa.

Spółka cywilna

Spółka cywilna powstaje na mocy umowy, o której stanowi art. 860 § 1 k.c., zgodnie z nim: “przez umowę spółki wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w sposób oznaczony, w szczególności przez wniesienie wkładów”. Jest to jedyny sposób zakładania działalności gospodarczej w tej formie. Spółce cywilnej jako takiej nie przysługuje status przedsiębiorcy, przedsiębiorcami są wyłącznie jej wspólnicy w ramach wykonywanej przez nich działalności gospodarczej. Oznacza to, że w obrocie gospodarczym spółka cywilna nie jest osobnym podmiotem, nie posiada praw i obowiązków, nie dokonuje we własnym imieniu czynności prawnej. Są to sfery, który należy do wspólników.

Aby móc założyć spółkę cywilną potrzeba co najmniej dwóch wspólników, którzy zawrą pomiędzy sobą umowę spółki w formie pisemnej. Każdy z nich powinien zostać zarejestrowany w CEIDG. Nie istnieją żadne wymogi minimalnego wkładu finansowego wnoszonego do spółki. Wspólnicy wnoszą wkłady, które mogą polegać nie tylko na wnoszeniu własności, ale także na świadczeniu przez nich usług.

Do zalet tej formy prowadzenia działalności można bez wątpienia zaliczyć szybkość i prostotę zakładania “spółki”, jej prosta struktura, a także brak wymagań odnośnie wkładów finansowych. Natomiast jako największe wady można wskazać brak osobowości prawnej i stosunkowo dużą odpowiedzialność wspólników za zobowiązania spółki, solidarna i nieograniczona, która obejmuje nie tylko majątek powstały w trakcie i w wyniku prowadzenia przedsiębiorstwa, ale także majątki osobiste wspólników.

Spółka jawna

Spółka jawna jest spółką osobową prawa handlowego. Jej działanie reguluje Kodeks spółek handlowych. Nie posiada ona osobowości prawnej, jednakże ma zdolność prawną. Oznacza to, że może we własnym imieniu nabywać prawa oraz zaciągać zobowiązania. Przykładem może być tutaj zatrudnianie pracowników, nabywanie nieruchomości, bycie stroną różnych umów.

Spółka jawna wydaje się być odpowiednia dla wspólników, którzy działają w jednej branży, wykonują stosunkowo mało ryzykowną działalność i mieszczą się w pojęciu mikro, małych lub średnich przedsiębiorców. Do jej założenia potrzebne są minimum dwa podmioty, mogą być to: osoby fizyczne, osoby prawne lub jednostki organizacyjne mające zdolność prawną. Każdy wspólnik ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki oraz co do zasady posiada prawo do reprezentowania spraw spółki.

Zawiązanie spółki powstaje w postaci zawarcia umowy, której forma zależy od okoliczności. W podstawowym wariancie wystarczająca jest forma pisemna pod rygorem nieważności. Jednakże, gdy wspólnik wnosi do spółki nieruchomość – niezbędna jest forma aktu notarialnego. Natomiast jeżeli wspólnik wnosi do spółki nieruchomość, umowę należy zawrzeć z podpisami notarialnie poświadczonymi. Kolejny krok to wpis w rejestrze przedsiębiorców KRS.
Koszty funkcjonowania spółki jawnej są stosunkowo niskie, a ponadto przy osiąganym przychodzie poniżej 2 mln euro możliwe jest prowadzenie uproszczonej księgowości. Zobowiązania mogą być pokrywane z majątku spółki, jednakże występuje tutaj solidarna odpowiedzialność pomiędzy spółką a jej wspólnikami. W przypadku, gdy majątek spółki nie jest wystarczający do spłaty zobowiązań, odpowiedzialność przechodzi na wspólników, którzy odpowiadają w takiej sytuacji całym swoim majątkiem bez ograniczeń.

Spółka partnerska

Spółka partnerska nie jest formą prowadzenia działalności gospodarczej dostępną dla każdego. Jest ona zarezerwowana wyłącznie dla określonych grup osób. Zgodnie z art. 88 k.s.h. “partnerami w spółce mogą być osoby uprawnione do wykonywania następujących zawodów: adwokata, aptekarza, architekta, fizjoterapeuty, inżyniera budownictwa, biegłego rewidenta, brokera ubezpieczeniowego, diagnosty laboratoryjnego, doradcy podatkowego, maklera papierów wartościowych, doradcy inwestycyjnego, księgowego, lekarza, lekarza dentysty, lekarza weterynarii, notariusza, pielęgniarki, położnej, radcy prawnego, rzecznika patentowego, rzeczoznawcy majątkowego i tłumacza przysięgłego”.

Warunkiem niezbędnym do założenia spółki jest zawarcie umowy spółki, rygory przy niej obowiązujące są analogiczne jak w przypadku spółki jawnej. Konieczny jest także wpis do KRS. Spółka partnerska jest odrębnym od jej wspólników uczestnikiem obrotu, może we własnym imieniu nabywać prawa i zaciągać zobowiązania. Jednak nie posiada ona osobowości prawnej.

Przechodząc do kwestii reprezentacji, każdy z partnerów ma prawo do reprezentowania spółki oraz prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki. Istnieje możliwość powołania w tym celu zarządu, choć jest to fakultatywne.

Odpowiedzialność także została uregulowana dość podobnie, co przy spółce jawnej. Występuje tutaj solidarna odpowiedzialność spółki i partnerów za jej zobowiązania. Jednakże odpowiedzialność partnera ulega wyłączeniu, gdy powstałe zobowiązania są związane z wykonywaniem przez pozostałych partnerów wolnego zawodu w spółce lub w przypadku, gdy ich powstanie zostało zobowiązane działaniem pracowników podlegających kierownictwu innego partnera.

Do niewątpliwych zalet prowadzenia działalności gospodarczej w tej formie należy ograniczenie odpowiedzialności partnerów, możliwość powołania zarządu do zajmowania się sprawami i reprezentacją spółki, dość niskie koszty funkcjonowania spółki, możliwość korzystania w określonych przypadkach z uproszczonej księgowości. Jako wadę można wskazać ograniczony krąg osób uprawnionych do zakładania spółki partnerskiej, czy też brak osobowości prawnej spółki.

Spółka komandytowa

Spółka komandytowa jest to osobowa spółka handlowa posiadająca zdolność prawną oraz zdolność do czynności prawnych osobową spółką handlową, która posiada zdolność prawną oraz zdolność do czynności prawnych. W praktyce oznacza to, że spółka może we własnym imieniu nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, czyli na przykład zatrudniać pracowników, nabywać nieruchomości, być stroną umowy pożyczki.

Do jej utworzenia potrzeba co najmniej dwóch wspólników, zawarcie pomiędzy nimi umowy spółki oraz wpis do KRS. Jeden z nich jest w takim układzie komandytariuszem, który ponosi ograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania spółki, określoną do sumy komandytowej, wskazanej w umowie spółki. Drugi z nich jest komplementariuszem i ponosi nieograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania spółki, całym swoim majątkiem.

Jest to forma prowadzenia działalności gospodarczej, która sprawdza się dla podmiotów o zróżnicowanym potencjale finansowym, tj. przykładowo, gdy jeden z podmiotów posiada niezbędny kapitał, a drugi ma pomysł na poprowadzenie tej działalności i chce się w nią angażować.

Do zalet spółek komandytowych można zaliczyć prostotę modelu organizacji tej spółki, brak wskazanej w przepisach kwoty kapitału zakładowego, a także to, że wspólnikami spółki komandytowej mogą być osoby prawne.

Natomiast istotną wadą jest konieczność prowadzenia księgowości pełnej, sporządzania sprawozdań finansowych oraz sprawdzania stanu aktywów i pasywów przedsiębiorstwa sposób uregulowania odpowiedzialności komandytariusza, a także pojawianie się trudności związanych z kwestiami majątkowymi przy likwidacji spółki. Ponadto umowa spółki musi być zawarta w formie aktu notarialnego.

Spółka komandytowo-akcyjna

Spółka komandytowo-akcyjna to ostatnia z omawianych spółek osobowych prawa handlowego. Zalicza się ją do tej grupy, choć właściwie można powiedzieć, że stanowi ona pewnego rodzaju hybrydę rozwiązań przyjętych w spółce komandytowej oraz spółce akcyjnej.

Do jej założenia wymaganych jest przynajmniej dwóch wspólników, w tym jeden z nich pełni rolę komplementariusza, czyli odpowiada za zobowiązania spółki całym swoim majątkiem, natomiast drugi z nich pełni rolę akcjonariusza i z tej odpowiedzialności jest zwolniony.

Umowa założycielska jest objęta wymogiem sporządzenia jej w formie aktu notarialnego. Natomiast podstawą funkcjonowania spółki jest jeden z jej elementów, czyli statut. Spółka ta nie posiada osobowości prawnej, jednakże Spółka jest odrębnym uczestnikiem obrotu, może nabywać prawa, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywaną.

Majątek omawianej spółki tworzą wkłady wniesione przez wszystkich wspólników. Są one w pierwszej kolejności przeznaczane na pokrycie kapitału udziałowego, w skład którego wchodzi kapitał zakładowy. Minimalna wysokość kapitału zakładowego w spółce komandytowo-akcyjnej wynosi 50 000 zł.

Zaletami, które można wyróżnić w tym rodzaju spółki jest brak odpowiedzialności akcjonariusza za zobowiązania spółki, wpływ komplementariusza na sprawy spółki i podejmowanie przez nią działań, a także możliwość pozyskiwania kapitału poprzez emisję akcji.

Niewątpliwie do wad można tutaj zaliczyć konieczność prowadzenia pełnej księgowości, kapitał zakładowy jest dość wysoki, rejestracja spółki nie jest już tak budżetowa jak w przypadku np. spółki jawnej, a spółka zawiązywana jest poprzez umowę w formie aktu notarialnego. Popularność tej spółki z roku na rok jest coraz mniejsza, na co duży wpływ ma fakt, że spółka komandytowo-akcyjna ma status podatnika podatku dochodowego od osób prawnych (CIT).

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Spółka z o.o. obok samozatrudnienia jest kolejną niezwykle popularną formą prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Charakterystyka tego typu spółki jest odpowiednia dla małych i średnich przedsiębiorców.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością należy do grona spółek kapitałowych. Do jej założenia wystarczy jedna osoba (fizyczna, prawna, czy też jednostka organizacyjna posiadająca zdolność prawną). Jednak należy pamiętać, że założycielem nie może być wyłącznie jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Umowa spółki zawierana jest w formie aktu notarialnego, ale istnieje również założenia jej przez Internet.

Spółka z o.o. posiada osobowość prawną i można nazywać ją pełnoprawnym podmiotem praw oraz obowiązków, który we własnym imieniu może dokonywać wszelkich czynności prawnych. Ustawodawca wyznaczył tutaj minimalną wysokość kapitału zakładowego na 5 000 zł, wkłady wnoszą wszyscy wspólnicy i nie muszą być one pieniężne.

Odnośnie odpowiedzialności to jest ona nieograniczona w stosunku do spółki. Jednak w przypadku, gdy jej majątek nie wystarczy na spłatę zaciągniętych zobowiązań to odpowiedzialność ponoszą członkowie zarządu, całym swoim majątkiem, a ich odpowiedzialność może zostać wyłączona tylko w określonych wypadkach.

W spółkach z o.o. niekorzystny jest sposób opodatkowania dywidendy (podatek PIT) oraz konieczność prowadzenia pełnej księgowości. Proces założenia spółki nie jest tak łatwy, jak przykładowo spółki cywilnej czy jawnej.

Spółka akcyjna

W sferach, w których istnieje znaczące zapotrzebowanie na specjalistyczną wiedzę w danej dziedzinie oraz na kapitał inwestycyjny, a także przy dużych przedsięwzięciach sprawdzi się prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółki akcyjnej. Wynika to z faktu, że struktura organizacyjna tego typu spółki umożliwia relatywnie niedrogie zdobywanie znacznych ilości kapitału od szerokiego kręgu inwestorów. Co więcej, potencjalny inwestor, który zamierza stać się akcjonariuszem spółki, nie jest zobligowany do posiadania umiejętności kierowania firmą ani do posiadania konkretnych kompetencji z tej dziedziny, ponieważ troską o zarządzanie spółką zajmują się osoby zasiadające w jej zarządzie.

Spółki akcyjne są niewątpliwie najbardziej skomplikowanymi spółkami kapitałowymi. Do jej założenia wystarczy jedna osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej. Jednak nie może być to wyłącznie spółka z o.o. Umowa założycielska zawierana jest w formie aktu notarialnego, a następnie należy zadbać o wpis SA do rejestru KRS.

Spółki akcyjne mogą emitować akcje i obligacje oraz posiadają osobowość prawną. Istnieje w nich wymóg powołania trzech organów: zarządu, rady nadzorczej oraz walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Kapitał zakładowy jest tutaj wysoki, wynosi bowiem aż 100 000 zł.

Księgowość w SA musi być prowadzona w formie pełnej, tzn. należy prowadzić księgi rachunkowe.

Prosta spółka akcyjna

Prosta spółka akcyjna (PSA) to najnowsza forma, w której możliwe jest prowadzenie działalności gospodarczej, weszła bowiem dopiero w 2021 roku. Składa się ona z co najmniej dwóch wspólników, nie może być założona przez jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Umowę spółki zawiera się w formie aktu notarialnego, ale istnieje również możliwość założenia spółki przez Internet. PSA podlega wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS.

Jedną z jej cech charakterystycznych jest iście symboliczny wymiar kapitału zakładowego, którego minimalna wartość wynosi 1 zł. Podobnie jak w SA należy powołać tutaj zarząd, radę nadzorczą oraz walne zgromadzenie. Reprezentacją spółki zajmuje się zarząd lub rada dyrektorów. W przypadku, gdy zarząd spółki jest wieloosobowy, wszyscy jego członkowie są zobowiązani i jednocześnie uprawnieni do wspólnego prowadzenia spraw PSA.

W przypadku Prostej Spółki Akcyjnej mamy do czynienia z nieograniczoną odpowiedzialność spółki za jej zobowiązania. Można powiedzieć, że spółkę tę cechuje z jednej strony niewielki formalizm związany z jej zakładaniem, a ponadto nowoczesny mechanizm ochrony wierzycieli spółki.

PSA zostały przewidziane głównie dla działalności typu start-up.

Pomoc w wyborze formy prowadzenia działalności gospodarczej

Nasza kancelaria prawna – Kancelaria Prawa Gospodarczego i Oświatowego specjalizuje się w świadczeniu kompleksowych usług w zakresie doradztwa w wyborze formy prowadzenia działalności gospodarczej oraz prawnej obsługi firm, obsługi spółek i obsługi prawnej fundacji. Jesteśmy do Państwa dyspozycji:

• pod numerem telefonu: +48 533 940 018
• pod adresem e-mail: kancelaria@kpgio.pl
• w siedzibie kancelarii: ul. Szlak 20/7, 31-153 Kraków (po wcześniejszym umówieniu terminu spotkania)

Opracowano na podstawie

• biznes.gov.pl, Spółka akcyjna – podstawowe informacje, https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00169, Data odczytu: 2023.08.20
• bizser.gov.pl, Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – podstawowe informacje, https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00166, Data odczytu: 2023.08.20
• Koch A., Napierała J., Prawo spółek handlowych, Wydawnictwo Wolters Kluwer, Warszawa 2021
• Modrzejewska M., Okolski J., Prawo handlowe dla studentów i praktyków, Wydawnictwo Wolters Kluwer, Warszawa 2022
• Nazaruk P., Prawo handlowe, Wydawnictwo Wolters Kluwer, Warszawa 2023
• Malarewicz-Jakubów Agnieszka (red.), Prawo handlowe. Zagadnienia wybrane, Wydawnictwo Wolters Kluwer, Warszawa 2023
• proinfo.pl, Forma prawna działalności gospodarczej 2023. Jaką wybrać? Poznaj wady, zalety i różnice, https://www.profinfo.pl/blog/forma-prawna-dzialalnosci-gospodarczej-2023-jaka-wybrac-poznaj-wady-zalety-i-roznice/, Data publikacji: 2023.01.05, Data odczytu: 2023.08.20
• biznes.gov.pl, W jakiej formie można prowadzić działalność gospodarczą. Firma jednoosobowa a spółki, https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00171, Data odczytu: 2023.08.20
• poradnikprzedsiebiorcy.pl, Jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka z o.o. czy prosta spółka akcyjna – czyli jaka forma działalności gospodarczej jest najlepsza – Polski Ład, https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-jaka-forma-dzialalnosci-gospodarczej-jest-najlepsza-polski-lad, Data odczytu: 2023.08.20
• W. J. Katner Prawo gospodarcze i handlowe, Wydawnictwo Wolters Kluwer, Warszawa 2020
• biznes.gov.pl, Spółka jawna – podstawowe informacje, https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00161, Data odczytu: 2023.08.21
• biznes.gov.pl, Spółka komandytowa – podstawowe informacje, https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00164, Data odczytu: 2023.08.21
• biznes.gov.pl, Spółka partnerska – podstawowe informacje, https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00162, Data odczytu: 2023.08.21
• biznes.gov.pl, Spółka komandytowo-akcyjna – podstawowe informacje, https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00163, Data odczytu: 2023.08.21