RODO w agencji pracy tymczasowej

Czym jest agencja pracy tymczasowej?

Podstawą działalności agencji pracy tymczasowej jest Ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. To właśnie ona określa, że agencja zatrudnia pracowników i kieruje ich do wykonywania pracy pod nadzorem pracodawcy użytkownika. W praktyce więc formalnym pracodawcą pozostaje agencja – to ona zawiera umowę o pracę, prowadzi akta osobowe i wypłaca wynagrodzenie. Jednocześnie jednak realny nadzór nad pracą sprawuje pracodawca użytkownik, czyli podmiot, do którego pracownik został skierowany.

Taka konstrukcja, w której agencja i pracodawca użytkownik dzielą się obowiązkami pracodawcy, rodzi szereg problemów na gruncie prawa pracy, ale również w zakresie przetwarzania danych osobowych. Już na poziomie definicji pojawia się pytanie: kto jest administratorem danych osobowych pracownika tymczasowego i jak daleko sięgają uprawnienia pracodawcy użytkownika?

RODO w agencji pracy tymczasowej

Zgodnie z rozporządzeniem RODO, agencja pracy tymczasowej jest administratorem danych osobowych kandydatów do pracy i zatrudnionych pracowników. To ona decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych, to ona gromadzi dokumenty kadrowe i odpowiada za zgodność całego procesu z prawem. Jednak także pracodawca użytkownik w określonym zakresie staje się administratorem – na przykład wtedy, gdy:

• prowadzi ewidencję czasu pracy,
• realizuje szkolenia BHP albo
• dokumentuje zdarzenia związane z bezpieczeństwem pracowników.

Relacja między agencją a pracodawcą użytkownikiem jest zatem wyjątkowo delikatna. W większości przypadków nie mamy do czynienia z powierzeniem danych, lecz z ich udostępnieniem. Każdy z podmiotów działa jako odrębny administrator, a granica pomiędzy zakresem odpowiedzialności jednej i drugiej strony nie zawsze jest prosta do wyznaczenia.

Problem przekazywania danych pracodawcy użytkownikowi

Jednym z największych wyzwań, z jakimi mierzą się agencje pracy tymczasowej, jest ustalenie faktycznych podstaw przekazywania danych osobowych do pracodawców użytkowników. W praktyce bardzo często pojawiają się sytuacje, w których pracodawca użytkownik domaga się od agencji dostępu do szerokiego zestawu dokumentów – począwszy od potwierdzeń legalnego pobytu cudzoziemca w Polsce, poprzez dowody zgłoszenia do ZUS, a skończywszy na potwierdzeniach wypłaty wynagrodzeń czy aktualnych badań lekarskich. Zdarza się, że takie żądania są motywowane wewnętrznymi audytami albo chęcią upewnienia się, że pracownik spełnia wszystkie wymogi „zamówienia”. Problem polega jednak na tym, że pracodawcy użytkownicy często powołują się na błędne podstawy prawne albo wychodzą z założenia, że skoro dany dokument dotyczy osoby, która faktycznie świadczy dla nich pracę, to mają prawo żądać jego okazania.

W praktyce powstaje więc pytanie: czy przepisy RODO i ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych rzeczywiście przewidują tak szeroki zakres uprawnień po stronie pracodawcy użytkownika? Czy agencja pracy tymczasowej, będąca formalnym pracodawcą i administratorem danych osobowych, może bez ryzyka przekazywać wszystkie te dokumenty, czy też powinna konsekwentnie ograniczać ich udostępnianie? Granica między obowiązkami agencji a uprawnieniami pracodawcy użytkownika nie zawsze jest oczywista, a każde niewłaściwe działanie niesie ryzyko naruszenia przepisów o ochronie danych.

Obowiązki wynikające z RODO

Niezależnie od wątpliwości dotyczących przekazywania danych, agencja pracy tymczasowej jako administrator ma szereg obowiązków bezpośrednio wynikających z RODO. To ona musi realizować obowiązek informacyjny wobec kandydatów i pracowników, dbać o prawidłowe podstawy przetwarzania danych i prowadzić dokumentację potwierdzającą zgodność z przepisami.

W praktyce niezwykle ważna staje się również organizacja wewnętrznego systemu bezpieczeństwa. Agencja musi pamiętać o upoważnieniach, o kontroli dostępu do danych, o szkoleniu pracowników i o procedurach reagowania na incydenty. Równie istotne jest przygotowanie jasnych zasad dotyczących udostępniania danych osobowych nie tylko pracodawcy użytkownikowi, lecz także innym podmiotom, które na co dzień kierują do agencji wnioski o przekazanie informacji. Mogą to być instytucje publiczne, organy administracji, a czasem również podmioty prywatne, które w różnym zakresie powołują się na przepisy szczególne. Brak takich procedur sprawia, że decyzje o udostępnieniu danych podejmowane są ad hoc, co zwiększa ryzyko błędów i naraża agencję na odpowiedzialność.

To wszystko elementy, które pozwalają agencji wykazać się zasadą rozliczalności, a więc udowodnić, że dane osobowe są przetwarzane zgodnie z prawem.

Ryzyka i sankcje

Zlekceważenie wymogów RODO może mieć poważne konsekwencje. Agencja pracy tymczasowej, która nie potrafi wykazać podstaw przetwarzania danych, udostępnia dokumenty bez właściwej podstawy prawnej albo przechowuje dane kandydatów bez ograniczeń czasowych, naraża się nie tylko na kontrole organu nadzorczego, ale również na odpowiedzialność wobec osób, których dane dotyczą. Kary administracyjne nakładane przez Prezesa UODO sięgają milionów złotych, ale równie dotkliwe bywają skutki wizerunkowe – utrata zaufania klientów i kandydatów.

Dobre praktyki

Aby uniknąć takich problemów, agencje pracy tymczasowej muszą świadomie zarządzać procesami ochrony danych. Kluczowe znaczenie ma nie tylko dokumentacja i formalne procedury, ale także codzienna praktyka. To, jak pracownicy agencji obchodzą się z dokumentami kandydatów, w jaki sposób weryfikują tożsamość czy jak reagują na nadmierne żądania pracodawcy użytkownika, decyduje o tym, czy agencja faktycznie chroni dane, czy tylko „udaje” zgodność.

Outsourcing IOD jako rozwiązanie

Wiele agencji decyduje się na powołanie Inspektora Ochrony Danych, który sprawuje nadzór nad zgodnością z przepisami. Coraz częściej wybieranym rozwiązaniem jest outsourcing tej funkcji. Daje on dostęp do wiedzy i doświadczenia specjalistów, a jednocześnie pozwala uniknąć kosztów zatrudnienia osoby na etacie. Profesjonalny IOD potrafi ocenić, czy żądania pracodawcy użytkownika mieszczą się w granicach prawa, przygotować odpowiednie procedury i reprezentować agencję w kontaktach z organem nadzorczym.

Dzięki temu agencja pracy tymczasowej zyskuje nie tylko bezpieczeństwo prawne, ale także przewagę konkurencyjną. Kandydaci coraz częściej zwracają uwagę na to, w jaki sposób ich dane są traktowane, a klienci – pracodawcy użytkownicy – chętniej współpracują z podmiotem, który działa profesjonalnie i przejrzyście.

Podsumowanie

RODO w agencji pracy tymczasowej to nie abstrakcyjny wymóg, lecz codzienna praktyka, która przenika wszystkie procesy: od rekrutacji, przez zatrudnienie, aż po zakończenie współpracy. Największe problemy pojawiają się na styku agencji i pracodawcy użytkownika, gdzie trzeba precyzyjnie ustalić, jakie dane mogą być przekazywane, a jakie muszą pozostać w gestii agencji jako pracodawcy i administratora danych.

Profesjonalne wsparcie IOD dla agencji pracy tymczasowej to nie luksus, lecz konieczność. Dzięki niemu agencja może nie tylko uniknąć kar, ale przede wszystkim zbudować reputację partnera, który traktuje ochronę danych jako integralną część swojej działalności. To właśnie dlatego coraz więcej podmiotów decyduje się na powierzenie obsługi IOD wyspecjalizowanym firmom zewnętrznym.

Pomoc prawna dla agencji pracy tymczasowej w zakresie RODO

Nasza kancelaria prawna – Kancelaria Prawa Gospodarczego i Oświatowego, świadczy usługi Inspektora Ochrony Danych dla agencji pracy tymczasowych, zapewniając im pełne wsparcie prawne, organizacyjne i doradcze. Nasze doświadczenie w pracy z agencjami zatrudnienia pozwala nam nie tylko przygotować niezbędną dokumentację i procedury, ale także realnie wspierać w codziennych wyzwaniach związanych z ochroną danych.

Jesteśmy do Państwa usług:

• pod numerem telefonu: +48 533 940 018
• pod adresem e-mail: [email protected]
• w siedzibie kancelarii: al. Słowackiego 15A/8 31-159 Kraków (po wcześniejszym umówieniu terminu spotkania)