Działalność nierejestrowana – czym jest, jakie są limity i zasady?

Czym jest działalność nierejestrowana i jakie są warunki jej prowadzenia?

Działalność nierejestrowana to forma drobnej, zarobkowej aktywności, która nie wymaga rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), o ile spełnione są określone warunki. Możliwość taka została wprowadzona w ramach tzw. „Konstytucji Biznesu” w 2018 roku i ma na celu uproszczenie aspektów formalnych podejmowania i wykonywania działalności zarobkowej przez osoby fizyczne, które wykonują tę działalność na mniejszą skalę oraz minimalizację kosztów związanych z prowadzeniem takiej działalności.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 236 z późn. zm.), nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w każdym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ustawie z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2020 r. poz. 2207 oraz z 2023 r. poz. 1667), i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.

Z powyższego wynika, że aby prowadzić działalność nierejestrowaną, muszą być spełnione łącznie trzy przesłanki:

1. działalność ta musi być wykonywana wyłącznie przez osobę fizyczną;
2. przychód należny z tej działalności nie może przekroczyć w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia brutto;
3. osoba fizyczna wykonująca działalność nieewidencjonowaną nie wykonywała działalności gospodarczej w okresie ostatnich 60 miesięcy.

Ponadto, działalność nierejestrowana nie może być prowadzona w przypadku działalności, która:

• wymaga zezwolenia, koncesji albo wpisu do rejestru działalności regulowanej, np. sprzedaż alkoholu;
• została zdefiniowana w przepisach jako działalność gospodarcza w imieniu Ustawy prawo przedsiębiorców, np. pośrednictwo ubezpieczeniowe.

Działalność nieewidencjonowaną można prowadzić tak długo, jak spełnione będą powyższe przesłanki. Co do zasady nie ma więc ograniczenia czasowego prowadzenia takiej działalności.

Limit przychodów

Jak zostało wskazane powyżej, przychód należny z działalności nierejestrowanej nie może przekroczyć w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia brutto.

Zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 września 2024 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 r. (Dz. U. poz. 1362), minimalne wynagrodzenie za pracę od dnia 1 stycznia 2025 roku wynosi 4666 zł brutto. Wobec tego maksymalny przychód należny z działalności nierejestrowanej nie może przekroczyć w żadnym miesiącu kwoty 3499,50 zł brutto.

Zaznaczenia wymaga, że chodzi w tym przypadku o przychód należny, a nie faktycznie otrzymany. Wynika to z definicji przychodu należnego określonej w art. 5 ust. 6 Ustawy – Prawo przedsiębiorców, zgodnie z którą poprzez przychód należny rozumie się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.

Przychodem z działalności nierejestrowanej są więc pieniądze i wartości pieniężne otrzymane lub pozostawione do dyspozycji osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną w roku kalendarzowym oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych.

W przypadku przekroczenia limitu przychodów w jakimkolwiek miesiącu, po stronie osoby prowadzącej działalność nieewidencjonowaną istnieje obowiązek zarejestrowania działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 5 ust. 3 Ustawy prawo przedsiębiorców, jeżeli przychód należny z działalności przekroczył w danym miesiącu limit przychodów, działalność ta staje się działalnością gospodarczą, począwszy od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie tego limitu. Na spełnienie obowiązku zarejestrowania działalności gospodarczej osoba fizyczna ma 7 dni od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie limitu.

Obliczenie podatku i rozliczenie

Działalność nieewidencjonowana nie podlega opodatkowaniu w ramach ryczałtu czy liniowego PIT. Dochód z takiej działalności rozlicza się w zeznaniu rocznym jako „przychód z innych źródeł”, zgodnie z art., 20 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j Dz. U. z 2025 r. poz. 163 z późn. zm.) przy wykorzystaniu formularza PIT-36.

Do wyliczenia podatku należy stosować skalę podatkową. Dochód należy łączyć z innymi dochodami, które podlegają opodatkowaniu według skali podatkowej, np. dochodami z pracy, z emerytury czy z umowy zlecenia. Ponadto, ustalają wysokość podatku według skali podatkowej należy również uwzględnić kwotę zmniejszającą podatek.

Skala podatkowa uregulowana została w art. 27 ust. 1 ustawy o PIT i przedstawia się następująco:

• jeżeli podstawa obliczenia podatku wynosi 120 000 zł lub mniej, wtedy podatek wynosi 12% minus kwota zmniejszająca podatek do 3600 zł;
• jeżeli podstawa obliczenia podatku wynosi więcej niż 120 000 zł, wtedy podatek wynosi 10800 zł plus 32% nadwyżki ponad 120 000 zł.

Istnieje możliwość odliczenia odliczenia kosztów poniesionych w związku z wykonywaną działalności. Niemniej jednak powinny być one udokumentowane imiennymi dowodami zakupu. Koszt uzyskania przychodu należy uwzględnić w dacie, gdy rzeczywiście został poniesiony wydatek.

Działalność nierejestrowana a VAT

Zgodnie z art. 113 ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towaru i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775), zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, u którego wartość sprzedaży, z wyjątkiem podatku, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 200 000 zł. Co do zasady, osoby wykonujące działalność nierejestrowaną będą korzystać ze zwolnienia podmiotowego z podatku VAT, co wynika z tego że w ich przypadku sprzedaż w roku poprzedzającym rok podatkowy nie przekracza kwoty 200 000 zł, co przekłada się na brak obowiązku zarejestrowania się jako czynny podatnik VAT, uzyskiwania numeru NIP oraz prowadzenia rejestru sprzedaży i zakupów dla celu VAT.

Od powyższej zasady ustawodawca przewidział wyjątki, które wskazuje wprost w art. 113 ust. 13 w/w ustawy. Zgodnie z tą normą, przedmiotowego zwolnienia nie stosuje się do podatników, którzy:

• dostarczają

1. towary wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy o VAT;
2. towary opodatkowane podatkiem akcyzowym, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym, z wyjątkiem energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych, samochodów osobowych, innych niż wymienione w lit. e, zaliczanych przez podatnika, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji;
3. budynki, budowle lub ich części, w przypadkach o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b ustawy o VAT;
4. tereny budowlane;
5. nowe środki transportu;
6. następujące towary, w związku z zawarciem umowy w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów na odległość, bez jednoczesnej fizycznej obecności stron, z wyłącznym wykorzystaniem jednego lub większej liczby środków porozumiewania się na odległość, bez jednoczesnej fizycznej obecności stron, z wyłącznym wykorzystaniem jednego lub większej liczby środków porozumiewania się na odległość do chwili zawarcia umowy włącznie – towary te to:

• preparaty kosmetyczne i toaletowe;
• komputery, wyroby elektroniczne i optyczne;
• urządzenia elektryczne;
• maszyny i urządzenia, gdzie indziej niesklasyfikowane;
• maszyny i urządzenia, gdzie indziej niesklasyfikowane;

1. hurtowo i detalicznie części i akcesoria do:

• pojazdów samochodowych, z wyłączeniem motocykli;
• motocykli;
• świadczą usługi:

1. prawnicze;
2. w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego;
3. ściągania długów, w tym factoringu.

W przypadku, gdy sprzedaż bądź usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT, osoba prowadząca działalność nierejestrowaną musi zarejestrować się jako czynny podatnik VAT.

Wystawianie faktur oraz ewidencja sprzedaży

Zgodnie z art. 106b ust. 2 ustawy o VAT, podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust.1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 tejże ustawy.

Z powyższego wynika więc, że co do zasady, jeżeli podatnik jest zwolniony z podatku VAT to nie musi wystawiać faktury.

Niemniej jednak, w myśl art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT, na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, która jest zwolniona z tego podatku, jeżeli żądanie jej wystawienia zgłoszono w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. 

Warto zwrócić uwagę, że osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie posiada numeru NIP. Nie stanowi to jednak przeszkody do wystawienia przedmiotowej faktury, bowiem zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktury, a konkretnie jego §3 pkt 3, faktura dokumentująca dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT, powinna zawierać dane, o których mowa w pkt 1 lit. a-g, tj.: datę wystawienia, numer kolejny, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, nazwę )rodzaj) towaru lub usługi, miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonywanych usług, cenę jednostkową towaru lub usługi, kwotę należności ogółem. Oznacza to więc, że taka faktura nie musi zawierać NIP-u.

W zakresie ewidencji – prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży w formie papierowej lub elektronicznej jest obowiązkowe w działalności nierejestrowanej. Niniejsze wynika z art. 109 ust. 1 ustawy o VAT, który stanowi, że podatnicy, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 albo art. 113a ust.1, są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.

Ustawa nie wskazuje co powinno się znaleźć w uproszczonej ewidencji sprzedaży, niemniej jednak przyjmuje się, że powinno się ująć przynajmniej takie informacje jak liczba pojedyncza transakcji, data sprzedaży oraz wartość sprzedaży.

Działalność nierejestrowana a ZUS

Kwestia opłacania składek ZUS przy działalności nierejestrowanej zależy od tego czy mamy do czynienia ze sprzedażą czy świadczeniem usług.

Jeżeli bowiem świadczone są usługi na podstawie umowy o świadczenie usług czy umowy zlecenia, to osoba świadcząca te usługi polega ubezpieczeniom jako zleceniobiorca. Wynika to z art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – przepis ten bowiem wprost wskazuje, że obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają, z zastrzeżeniem art. 8 i 9, osoby sprawujące osobistą opiekę nad dzieckiem, które na obszarze Rzeczypospolitej są zleceniobiorcami, którzy wykonywali pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, przez okres co najmniej 6 miesięcy i którzy zaprzestali jej wykonywania.

Niemniej jednak wyjątek stanowi przypadek, w którym osoba podlega już składom ZUS z innego tytułu. Wynika więc z tego, że osoba która prowadzi działalność nierejestrowaną, a jednocześnie jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę, nie musi opłacać przedmiotowych składek.

Odrębnie jest w przypadku sprzedaży – tutaj nie ma obowiązku opłacania składek społecznych ani zdrowotnych niezależnie od czynników.

Podsumowanie

Działalność nierejestrowana to atrakcyjna opcja dla osób, które chcą legalnie zarabiać bez konieczności zakładania firmy i ponoszenia związanych z tym kosztów.

Aby móc skorzystać z tej formy działalności, należy spełnić ściśle określone warunki – przede wszystkim przychód nie może przekroczyć 75% minimalnego wynagrodzenia brutto miesięcznie, działalność musi być prowadzona wyłącznie przez osobę fizyczną, która nie wykonywała działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy.

Mimo że działalność ta nie wymaga rejestracji w CEIDG, wiąże się z koniecznością prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży oraz obowiązkami podatkowymi – przychody z niej osiągane należy wykazać w rocznym zeznaniu PIT jako „inne źródła”.

Co istotne, osoby prowadzące działalność nierejestrowaną mogą korzystać ze zwolnienia z VAT, o ile nie wykonują czynności wyłączonych z tego zwolnienia. W przypadku przekroczenia limitu przychodów, obowiązkowe jest zarejestrowanie działalności gospodarczej w ciągu 7 dni.

Co więcej, działalność nierejestrowana nie wiąże się z obowiązkiem opłacania składek ZUS, chyba że przychód pochodzi z usług realizowanych na podstawie umów cywilnoprawnych, które rodzą obowiązek ubezpieczeniowy.

Dla wielu początkujących przedsiębiorców działalność nierejestrowana może stanowić doskonały sposób na przetestowanie pomysłu na biznes w bezpiecznej, niskokosztowej formule.

Konsultacje prawne w zakresie działalności nierejestrowanej

Nasza kancelaria prawna – Kancelaria Prawa Gospodarczego i Oświatowego, specjalizuje się w szeroko pojętym prawie gospodarczym, w tym także w zakresie działalności nierejestrowanej. Jeśli chcą Państwo skorzystać z naszej pomocy, jesteśmy do Państwa dyspozycji:

• pod numerem telefonu: +48 533 940 018
• pod adresem e-mail: [email protected]
• w siedzibie kancelarii: al. Słowackiego 15A/8 31-159 Kraków (po wcześniejszym umówieniu terminu spotkania)

Opracowano na podstawie

• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 236 z późn. zm.);
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163 z późn. zm.);
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775);
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. poz. 1979 z późn. zm.);
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 350 z późn. zm.).