O czym jest ustawa o ochronie sygnalistów?

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz. 891) wdraża do polskiego prawa przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937. Jej głównym celem jest zapewnienie bezpieczeństwa osobom, które zgłaszają naruszenia prawa. Na gruncie krajowym obowiązki określa m.in.:

  • art. 3 ustawy (zakres podmiotowy),
  • art. 24 (obowiązek ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych), a także
  • art. 5 (obowiązek ochrony tożsamości sygnalisty).

Szkoły prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego liczące powyżej 10 tys. mieszkańców oraz placówki niepubliczne zatrudniające co najmniej 50 osób musiały do 24 września 2024 r. przyjąć procedurę zgłoszeń wewnętrznych i wdrożyć odpowiednie środki organizacyjne.

Co może być zgłaszane w szkole?

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy, zgłoszenia mogą dotyczyć naruszeń prawa w takich dziedzinach jak:

  • zamówienia publiczne,
  • ochrona danych osobowych (RODO),
  • bezpieczeństwo sieci i systemów informatycznych,
  • zdrowie publiczne,
  • ochrona środowiska,
  • interesy finansowe Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego,
  • prawa człowieka i obywatela (art. 3 ust. 1 pkt 17).

Dodatkowo, zgodnie z art. 3 ust. 2 ustawy, szkoła może zdecydować, że będzie przyjmować także zgłoszenia dotyczące naruszeń wewnętrznych regulaminów, statutu szkoły lub kodeksu etyki.

Kim jest sygnalista?

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy, sygnalistą może być osoba fizyczna, która uzyskała informacje o naruszeniach w kontekście związanym z wykonywaniem obowiązków służbowych – w tym m.in. pracownik, były pracownik, kandydat do pracy, praktykant, wolontariusz, osoba wykonująca zadania na podstawie umowy cywilnoprawnej. W kontekście szkolnym mogą to być nauczyciele, pracownicy administracji, osoby odbywające praktyki zawodowe lub byli pracownicy szkoły.

Zgłoszenia mogą być anonimowe lub podpisane – w obu przypadkach ustawa wymaga zachowania poufności (art. 8 ustawy). Tożsamość sygnalisty nie może być ujawniona bez jego wyraźnej zgody, chyba że wymagają tego przepisy szczególne.

Jakie dokumenty powinna przygotować szkoła?

Szkoła zobowiązana jest do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, zgodnie z art. 24 ustawy. Procedura ta powinna uwzględniać wskazanie jednostki organizacyjnej lub osoby (wewnętrznej lub zewnętrznej), odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń (art. 25 ust. 1 pkt 1), sposoby ich przekazywania – co najmniej pisemnie lub ustnie (art. 26 ust. 1), a także obowiązki w zakresie potwierdzenia odbioru zgłoszenia (w terminie 7 dni – art. 25 ust. 1 pkt 5) i udzielenia informacji zwrotnej (w terminie maksymalnie 3 miesięcy – art. 25 ust. 1 pkt 7).

Ponadto, w procedurze powinno się wskazać, kto podejmuje działania następcze (weryfikacja zgłoszenia, kontakt z sygnalistą – art. 25 ust. 1 pkt 3), sposób postępowania z informacjami anonimowymi (art. 25 ust. 1 pkt 4) oraz informacje o możliwościach zgłaszania naruszeń do organów zewnętrznych, takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich (art. 25 ust. 1 pkt 8).

Szkoła powinna przygotować:

  • formularze zgłoszeniowe (ustawa nie narzuca wzoru – należy je opracować indywidualnie w ramach procedury zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 2),
  • rejestr zgłoszeń wewnętrznych, zawierający m.in. numer sprawy, dane stron oraz opis działań (art. 29 ust. 4),
  • klauzule informacyjne RODO (zgodnie z art. 13 i 14 RODO),
  • upoważnienia do przetwarzania danych osobowych – tylko osoby uprawnione mają dostęp do danych ze zgłoszeń (art. 27 ust. 2 ustawy),
  • dokumentację współpracy z podmiotem zewnętrznym (jeśli dotyczy) – zgodnie z art. 28 ustawy.

Szkoła musi również udostępnić publicznie informacje o procedurze (art. 24 ust. 5 ustawy).

Jakie kary przewiduje ustawa?

Ustawa o ochronie sygnalistów zawiera szczegółowe przepisy karne oraz przepisy o wykroczeniach, które mają na celu zabezpieczenie skuteczności systemu ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa.

Zgodnie z rozdziałem 9 ustawy (art. 54–59):

  • Utrudnianie lub uniemożliwianie zgłoszenia (np. zastraszanie, zatajanie informacji, brak dostępnych kanałów zgłoszeń) podlega karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku (art. 54 ust. 1). Jeśli sprawca używa przemocy, groźby lub podstępu – kara wynosi do 3 lat pozbawienia wolności (art. 54 ust. 2).
  • Działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej lub osoby powiązanej (np. małżonka), takie jak pomijanie przy awansach, obniżenie wynagrodzenia, izolowanie w środowisku pracy, są zagrożone karą do 2 lat pozbawienia wolności (art. 55 ust. 1), a jeśli są uporczywe – do 3 lat pozbawienia wolności (art. 55 ust. 2).
  • Ujawnienie tożsamości sygnalisty lub osoby pomagającej bez podstawy prawnej jest czynem zagrożonym karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku (art. 56).
  • Zgłoszenie w złej wierze – czyli świadome przekazanie nieprawdziwych informacji – może skutkować karą do 2 lat pozbawienia wolności (art. 57).
  • Nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych albo przyjęcie jej z istotnym naruszeniem wymagań ustawowych (np. brak ochrony poufności, brak informacji o sposobie zgłaszania) jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny (art. 58), a sprawa jest rozpoznawana zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia (art. 59).

Podsumowanie

Nowe przepisy dotyczące ochrony sygnalistów to istotna zmiana, która obejmuje również sektor edukacji. Choć obowiązki wynikające z ustawy mogą wydawać się na pierwszy rzut oka techniczne i formalne, w rzeczywistości służą budowaniu kultury zaufania, odpowiedzialności i szacunku w relacjach zawodowych. Dobrze zaprojektowana procedura zgłoszeń wewnętrznych nie tylko spełnia wymagania prawne, ale może także zapobiegać poważniejszym problemom i konfliktom w środowisku szkolnym.

Warto pamiętać, że skuteczne wdrożenie tych regulacji wymaga zarówno jasnych dokumentów, jak i odpowiedniego przygotowania pracowników. Szkoła, która traktuje te obowiązki jako element dobrej organizacji pracy, zyskuje nie tylko zgodność z przepisami, ale i realne narzędzie zarządzania ryzykiem oraz dbania o dobro wspólnoty szkolnej.

Pomoc prawna w zakresie wdrożenia regulacji dot. ochrony sygnalistów

Nasza kancelaria – Kancelaria Prawa Gospodarczego i Oświatowego, wspiera szkoły i placówki edukacyjne w opracowywaniu oraz wdrażaniu procedur zgłoszeń wewnętrznych, zapewniając zgodność z przepisami oraz praktyczne podejście dostosowane do realiów każdej jednostki. W razie potrzeby służymy pomocą zarówno w przygotowaniu dokumentów, jak i w szkoleniach kadry kierowniczej. Jesteśmy do Państwa dyspozycji:

Potrzebujesz pomocy prawnej w tym temacie?

Kancelaria Prawa Gospodarczego i Oświatowego sp. z o.o.

Aleje Słowackiego 15a/8, 31- 159 Kraków

T:+48 533 940 018
E: [email protected]

Napisz do nas